En este articulo te explicamos como crear y configurar un presupuesto para que te familiarices por primera vez con este potente herramienta.

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es una forma muy sencilla de saber en qué están gastado tus empleados. Puedes poner un nombre a cada uno, y organizar los gastos de tu empresa como prefieras, normalmente nuestros clientes los organizan en función de:

  • Departamentos o Equipos de Marketing, Ventas, etc. (p.ej. si tu equipo de marketing gasta un cantidad determinada todos los meses, podrás definir un presupuesto mensual recurrente)

  • Proyectos o eventos (p.ej. para un gran evento que estas organizado para sorprender a tus clientes)

  • Otros: por ejemplo un presupuesto de subscripciones, de equipos informaticos para el equipo (muy util para equipos en remoto), o para asignar dietas/beneficio social a empleados.

¿Cómo crear un presupuesto? (solo el admin)

Abre el menu "presupuestos" y pulsa en el botón azul de la esquina superior derecha "Nuevo Presupuesto":

Se abrirá una pestaña Lateral que te permitirá definir una serie de ajustes (si luego quieres cambiar no te preocupes, todo puedes editarlo abriendo el presupuesto y pulsando en "configuración del presupuesto"):

1. Nombre del presupuesto.

2. Límite: define el límite del presupuesto. Más tarde podrás asignar parte o todo a los diferentes usuarios.

3. Define clicando encima si quieres que sea "Mensual" o "Una vez":

  • Mensual: estos presupuestos se reiniciarán el primero de cada mes con el mismo limite, cada mes se podrán usar esos fondos. Estos presupuestos estarán activos y se reiniciarán cada mes hasta que los archives manualmente o cuando se alcance la fecha de caducidad (opcional).

  • Una vez: estos presupuestos no se reinician cada mes. En estos se puede asignar/gastar hasta que se alcance el límite (sea cual sea el periodo de tiempo). Estos presupuestos estarán activos hasta que los archives manualmente o cuando se alcance la fecha de caducidad (opcional).

4. Caducidad (opcional): define una fecha en la que el presupuesto dejará de estar activo (pasará a la pestaña de "Archivados" de manera automática).

5. Propietarios y miembros: puedes incluir a tu equipo (una vez hayan completado su alta) como propietarios o miembros. No te preocupes porqué siempre podrás quitar, añadir o cambiar el rol de los usuarios.

  • Propietarios (como mínimo una persona): los propietarios podrán ver el presupuesto completo desde su pestaña de presupuestos. Podrán asignar dinero a los diferentes miembros y propietarios. Podrán añadir nuevas personas como miembros y propietarios. (p.ej. un propietario del presupuesto de Marketing podría ser el director de marketing, que luego podrá asignar dinero a su equipo hasta que se alcance el limite definido por el admin).

  • Miembros: los miembros tan solo tendrán acceso a los fondos que se les haya asignado por parte de un propietario de un presupuesto o el admin. No podrán ver el límite total, ni las asignaciones hechas a otros usuarios, ni las transacciones de otros miembros/propietarios. Tan solo la cantidad asignada a ellos que no podrán editar.


¿Cómo asignar dinero al equipo? (solo podrá hacerlo el admin y los propietarios del presupuesto) (IMP: es necesario para que los usuarios puedan gastar con sus tarjetas)

Es muy sencillo, en este link te explicamos como hacerlo.

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